プランニングのはじめに
会場選びは、ミーティングやイベントをプランニングする際の一要素に過ぎません。当社のプランニングチェックリストを使って、できるだけ早い時期からあらゆる準備を整えておきましょう。会場選びのためのガイダンスが必要な場合は、当社から御社へお尋ねする質問リスト（http://www.starwoodhotels.com/meetings/meetings/resource/planning_checklist.html）をご覧ください。スターウッドがどのような情報に基づいて最適な会場を選定するかがお分かりいただけます。
以下に、イベントプランニングのおおよその流れを、プランナーの作業手順に沿ってご案内しましょう。
- ミーティング/イベントの目標を明確化する:
達成すべき目標は何ですか?どのような人が出席しますか?ミーティング/イベント後に出席者に何を持ち帰ってもらいたいですか?
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これらの目標に基づき、考えられる開催地、ホテルのタイプ（リゾート、空港、都心など）を挙げます。セッティング、サービス、旅行に必要となる条件も考慮してください。各々の長所・短所を評価する:たとえば、利便性で勝るのは空港ホテルかもしれませんが、リゾートホテルの方がよりふさわしい雰囲気を提供できるかもしれません。評価の目安が必要なら、当サイトの「デスティネーション
インスピレーション（http://www.starwoodhotels.com/meetings/resource/destinations/index.html）」セクションをご覧ください。
- 日時、ゲストルーム、ミーティングルーム、ケータリングの必要性など、イベントの詳細なロジスティクス情報を集めます。当社から御社への質問リスト（http://www.starwoodhotels.com/meetings/support/contact.html）をご利用になると便利です。
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御社のニーズを明記したRFP（提案要請書）を作成し、検討中の全ホテルに送信します。候補となるホテルの選定やRFPの作成は、スターウッドがお手伝いいたします。詳しくはオンラインのRFPプロセス（http://www.starwoodhotels.com/meetings/rfp/index.html）をご覧ください。
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空室状況、料金、ケータリング、その他のサービスなど、御社イベントへの受け入れ態勢を記した企画書が、ホテルから返信されます。これを基に、予算の練り上げ、ホテルリストの絞り込みを行ってください。諸経費の管理には、当社のバジェットワークシート（http://www.starwoodhotels.com/meetings/resource/budget_calculator.html）をご利用いただけます。
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ホテルの最終選定に入ります。予算は重要なファクターですが、各ホテルがイベントの目標や全参加者のニーズに対応可能か否かも確認する必要があります。
- 各ホテルを実際に訪れ、現場を視察すると、最終決定が下しやすくなります。
- ホテルが決まったら、契約書にサインをして、参加者用の続き部屋を相当数仮予約しておきます。
- ホテルの手配がすんだら、イベントを宣伝したり参加者と連絡を取り合うためのイベント マーケティングプランを作成します。
- 会場となるスターウッドホテルとともに、御社イベント専用のスターグループ
ウェブサイトを立ち上げます。これにより、情報の共有や、参加者自身による部屋の予約が可能になります。詳しくは、スターグループのサイト（at
http://www.starwoodhotels.com/meetings/programs/stargroups.html）をご覧ください。
- ハンディキャップルーム、食事制限などの特別なご要望をはじめとする、参加者の登録情報を収集します。
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司会者や講演者と面談し、プロジェクターやマイクから、ビデオ、フリップチャート、ホワイトボードまで、必要となるすべての映像音響ツールを確認します。
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ケータリングメニューをチェックして、フードとドリンクの内容を最終決定します。その後、ホテルが作成したBEO（バンケットイベントオーダー）を確認・承認します。
- コンファレンス サービス
マネージャーと面談し、映像音響その他の機器から、観葉植物、フラワーアレンジメント、BGMなどその場の雰囲気を演出する細かな備品まで、現地で調達すべきものを確認・予約します。
- アメニティ&ギフト。アメニティや参加者へのウェルカムギフトを選定・注文します。
- お部屋の予約もしっかり管理: 参加者が期限までに予約を入れているか、ホテルとともに確認します。スターウッド リザベーション
クロスチェックをご利用になれば、確保しておいた続き部屋の予約も確認できます。スターグループチームがお客様をサポートします。参加者への確認メールの送信方法（http://www.starwoodhotels.com/meetings/programs/stargroups.html）については、リンクをクリックしてスターグループのサイトをご覧ください。
- VIPへのおもてなし。VIPの氏名をホテルまでお知らせください。お部屋をアップグレードさせていただきます。
- 3日前:最終的な参加人数をホテルのコンファレンス サービス マネージャーまでお知らせください。
- 前日～当日: 総支配人、セールスマネージャー、予算担当マネージャー、エグゼクティブ ミーティング
スペシャリストなど、ホテルの主要スタッフとのプリイベント ミーティングで、ディテールまで漏れのないよう見直します。
- 最後に: ホテルから請求書を受け取り、最終予算とコスト分析の準備を行います。
- ミーティングが成功したら、自分へのご褒美を: Starwood Preferred Planner®（スターウッド プリファード
プランナー）リワードプログラムの会員は、イベントのご予約のたびにStarpoints®（スターポイント）を獲得できます。たまったポイントを利用して、頑張ったご自身にくつろぎのバケーションをプレゼントしましょう。
スターウッド プリファード
プランナーの詳細（http://www.starwoodhotels.com/meetings/preferred_planner/index.html）
