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Merilee M., organisatrice de réunions nationales, lors d'une visite du site de l'hôtel The St. Regis New York, État de New York, États-Unis
 

Organisateurs de réunions

Voici comment : Gagnez des points sur tous vos évènements et réunions,
aussi bien pour une réunion préparatoire de 40 personnes que pour une conférence rassemblant 400 participants sur toute une semaine.

Outils d'organisation

Les outils du métier. Avec des sites personnalisés pour vos participants ou encore une meilleure gestion des réservations, vos réunions et évènements sont simplifiés avec Starwood grâce à des outils ciblés conçus spécifiquement pour les organisateurs de réunions. Adressez-vous à votre agent commercial Starwood pour en savoir plus sur les outils dont vous pouvez disposer.

 

Sites Web personnalisés pour les évènements StarGroups

Bénéficiez gratuitement d'un site Web personnalisé pour votre prochain évènement ou réunion : un seul et même support pour tous vos besoins. Votre modèle StarGroups comprend une adresse URL unique et vous permet d'ajouter les éléments suivants :

  • des logos, des images et messages marketing pertinents pour votre évènement ;
  • les détails de l’évènement et du lieu, y compris les moyens de transport, les services de restauration et des renseignements sur la région ;
  • les documents nécessaires que les participants peuvent télécharger ;
  • un outil de réservation des chambres, avec confirmation immédiate envoyée par e-mail aux participants ;
  • un outil d’émission de rapports en temps réel 24h/24 et 7j/7 sécurisé conçu pour vous.

 

Facture électronique

Consultez votre facture de groupe depuis n'importe où. Vous pouvez afficher, télécharger et imprimer vos factures jusqu'à 90 jours après l'évènement, en un clin d'œil. Et lorsque la facture de groupe sera prête, vous pourrez la vérifier et la régler sur le site, qui propose un traitement sécurisé des paiements en ligne par carte de crédit.

Reservation Connect

Cet outil de rationalisation vous permet de gérer les détails des réservations de tous vos participants et de charger automatiquement la liste des chambres directement dans le système de réservation de votre hôtel ou de votre complexe. Reservation Connect offre les avantages suivants :

  • Réservations sans risque d'erreur car il n'est plus nécessaire de saisir manuellement les données
  • Chargement rapide : 1 000 réservations peuvent être transférées en 15 minutes
  • La liste des chambres et la confirmation vous sont transmises dans les plus brefs délais
  • E-mails de confirmation automatique envoyés aux participants
  • Site Web sécurisé pour n'avoir aucune crainte concernant les informations personnelles.

 

Vérification croisée des réservations

Grâce à la vérification croisée des réservations, vous pouvez comparer en quelques minutes la liste des inscriptions pour un évènement avec la liste des réservations de chambres. Vous pouvez aussi voir en temps réel ce qu'il advient du groupe de chambres que vous avez pré-réservé, notamment concernant les nuitées, les annulations et les recettes cumulées au total. Lorsque l'évènement est terminé, vous pouvez également vérifier la facture de l'hôtel à l'aide de cet outil.

 

Menus en ligne et facturation en ligne

Fini la paperasserie et les pièces jointes dans les e-mails — désormais, vous pouvez consulter directement en ligne les menus pour les banquets et le service traiteur, ainsi que les options de restauration les plus à jour. De plus, dans plusieurs hôtels et complexes, vous pouvez passer commande et gérer vos listes de restauration en ligne.